Алгоритм при проведении пересчета салона

  1. Организация пересчета
  • каждый розничный салон должен быть посчитан администратором-ревизором 1 раз в месяц (если в течение месяца была инвентаризация, дополнительный пересчет не осуществляется)
  • руководитель отдела ревизии составляет график пересчетов на неделю и информирует администратора-ревизора (салон, дата пересчета)- ставит задачу
  • администратор-ревизор осуществляет пересчеты, согласно утвержденному графику
  1. Приход на торговый объект за 0,5 часа до открытия:
  • вместе с сотрудником, у которого ключ осуществляют вскрытие салона
  • контролирует, проверяет ли работоспособность ктс сотрудник салона - (Чек Лист 1)
  • проверка времени прихода менеджера по продажам на работу- (Чек Лист 1)
  • проверить, какой товар оставлен в витринах на ночное время суток (см. планограмму)
  • проверка опечатываемости сейфов и накопителей (см. правила)
  • проверка наличия непринятого товара (товар в пакетах с накладными,  и не выставлен в витрины для продажи)
  • проверка заполнения и ведения журнала кассира-операциониста (только 7 небо Гипермаркет)
  1. Проверка соответствия фактического остатка денежных средств с данными в 1С:
  • в программе 1С сформировать остаток денежных средств на конец рабочего дня
  • осуществить пересчет фактических денежных средств
  • распечатать и заполнить акт инвентаризации денежных средств (Приложение 1)
  • акт должен быть подписан МОЛ и членами комиссии
  1. Процесс пересчета
  • в программе 1С сформировать реестры прихода и расхода материальных ценностей от начала текущего месяца по день пересчета, сверить количество и вес по каждой накладной в печатным носителем
  • в программе 1С сформировать остатки на день пересчета (указать конец периода предыдущий день), распечатать
  • пересчет осуществлять по номенклатурным группам товара по витринам (кольца брил, серьги брил, браслет брил, и.т.д.) 
  • при пересчете витрин (сверяются данные фактического остатка товара с данными карточки пересчета)
  • посчитав витрину с товаром, администратор-ревизор заполняет карточку пересчета, внося фактические остатки по каждой группе товара, а также внося данные в свой листок пересчета
  • в своем листке пересчета фиксировать количество штук по каждой группе товара, отдельно по каждой витрине, чтобы при повторном пересчете, в случае если не сойдется, можно было понимать, какое число относится к какой витрине и где произошла ошибка (пример: кольца брил 80(витр1)+60(витр2)+30(витрина3)+70 и.т.д)
  • по окончанию пересчета количество товара по каждой группе аккумулируется и итоговое количество сверяется с количеством в отчете «остатки», распечатанные из 1С, в остатках делается отметка (+), и так по каждой группе товара.
  • остатки у Вас сформированы на утро текущего дня до продаж, соответственно, если была продажа до пересчета какой-либо группы, ее нужно считать. Считаем и тот товар, который в этот день забрали из салона, потому как на утро остаток по этому товару за  салоном числился.
  • если в одной из групп по факту больше на 2 штуки, предположим кольца бриллиантовые, а по группе кольца полудраги на 2 меньше, данный факт будет являться пересортом (неверно распределен товар в группы). В этом случае в остатки вручную вносятся фактические данные и в известность ставятся руководитель склада и руководитель отдела ревизии. Данный пересорт распространяется только на группы с одинаковой пробой.
  • по окончанию пересчета к распечатанному бланку остатков приколоть листки пересчета и в остатках сделать запись за подписью администратора-ревизора «Остатки на утро такого-то числа проверила» и собрать подписи материально-ответственных лиц с комментарием  «с остатками согласны».
  • если какая либо группа товара не сошлась с данными в 1с, проводится сканирование данной группы отдельно по каждой витрине, для этого:
  • в программе 1С сформировать инвентаризационную опись по группе товара, которая не сошлась с данными программы (например: подвеска брил)
  • сканирование товара осуществлять отдельно по витринам и отдельно по накопителям (прежде чем снять изделие с витрины администратор-ревизор еще раз сверяет данные фактического остатка с данными уже заполненной карточки, только потом снимает изделия для сканирования.
  • в опись сканируется товар поштучно, проверяется соответствие артикула, веса, суммы, характеристики, соответствия картинки по каждой позиции (по окончанию сканирования витрины, ревизор сверяет количество отсканированного товара с количеством, указанным в карточке, после этого осуществляет выкладку в витрину, и так по каждой витрине и накопителю пока не будут отсканированы все позиции).
  • в программе 1С на каждую единицу излишка создается документ - оприходование запасов, на каждую позицию недостачи создается документ-списание запасов.
  • опись печатается я в 2-х экземплярах.
  1. По окончанию пересчета
  • осуществляется сбор подписей материально-ответственных лиц в остатках, акте инвентаризации (если таковой имеется)
  • в случае выявления недостачи с материально-ответственных лиц берутся объяснительные записки (объяснения должны быть взяты индивидуально с каждого материально-ответственного лица)
  • проверяет наличие документов на доске информации согласно перечню (ЧЕК-ЛИСТ2)
  • проводит оценку салона и сотрудников (заполнение чек-листа 1, чек-листа 2,чек-листа 3) и ознакомление с нарушениями материально-ответственных лиц под подпись.
  • администратор-ревизор забирает все документы (остатки, акты инвентаризации ден.средств, объяснительные, чек-листы)
  1. Контроль и проверка журналов по технике безопасности, пожарной безопасности, электробезопасности
  • своевременность заполнения (ТБ и ПБ-1 раз в 3 месяца, ЭБ-1раз в полгода)
  • проверка подписи инструктирующих (в случае отсутствия подписей инструктирующих лиц, забрать в офис на подпись, вернуть в салон не позднее 3 рабочих дней)

 8.Оформление и сдачи отчетности по проведенной инвентаризации, сроки

  • каждую пятницу ответственное лицо сдает оформленные и подписанные всеми материально-ответственными лицами и администратором-ревизором остатки, акты инвентаризации (если таковые имеются), акт инвентаризации денежных средств, чек-лист, объяснительные по проведенным инвентаризациям за неделю, руководителю отдела контроля и ревизий
  • руководитель отдела ревизии проверяет остатки товара с данными в 1с, ставит свою подпись в актах инвентаризации (если таковые имеются)
  • акт инвентаризации денежных средств сдается в бухгалтерию в понедельник за предыдущую неделю
  • при выявленных недостачах предоставляет сумму к выплате в отдел бухгалтерии
  • при нарушениях в чек листе предоставляет данные директору розничной сети